Tapahtumakalenteri
| Ma | Ti | Ke | To | Pe | La | Su |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |
| 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 |
| 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 |
| 29 | 30 |
Kokoukset ovat aikasyöppöjä
Tavoittelin eilen erästä yrittäjää. Sain viestin kokouksista, joiden jälkeen hän soittaisi minulle. Hän pääsi soittamaan kello 17 aikoihin ja kertoi olleensa koko päivän aamu yhdeksästä alkaen etäkokouksissa. Puuduttava päivä, hän kommentoi! Liikaa kokouksia.
Itse olen laskeskellut, että olin työelämäni aikana arviolta viisi kuusi vuotta kokouksissa. Järjestin itsekin toistuvasti kokouksia, jotka olivat vähemmän tehokkaita kenenkään kannalta. Monella muullakin varsinkin järjestöissä toimivilla on varmaan samanlaisia kokemuksia. Olisinpa aikanaan pitänyt kirjaa tästä kuten monesta muustakin asiasta ja vaikuttanut osaltani silloista paremmin kokousten todelliseen tehokkuuteen.
Nyt eläkkeellä ollessa on ollut aikaa miettiä asioita eri näkökulmista ja kirjoittaa niistä. Minulla on 197-sivuinen pdf-kirja ”Vaikuta järjestösi hallituksessa”, jossa käsittelen hallitustoimintaa. Samat asiat ovat yhteisiä monenlaisissa muissakin kokouksissa.
Kokouksiin liittyy monenlaisia sudenkuoppia. joista kannattaa mainita varsinkin seuraavat:
Osallistujat. Onko kokouksissa koko ajan tarpeen olla kaikki ne ihmiset, jotka ovat tavallisesti paikalla? Olisiko syytä miettiä, että osa olisi paikalla vain silloin, kun heidän omaa toimintaansa koskevia asioita käsitellään? Ovatko kokoukset joillekin ihmisille statussymboli?
Kokouksen tarkoitus. Mitä kokouksessa käsitellyissä asioissa halutaan saada aikaan? Tiedostavatko kokouksen valmistelijat ja kaikki osallistujat tämän?
Asioiden esittely. Miten hyvin osallistujilla on mahdollisuus etukäteen perehtyä asioihin, miten he sen tekevät ja miten paljon asioita selvitetään vasta kokouksessa? Miten paljon esittelyihin käytetään kokouksessa aikaa?
Multitaskaus. Keskittyvätkö osllistujat kokoukseen vai viekö kännykkä viesteineen tai somen postauksineen huomiota?
Keskustelu. Vievätkö puheenvuorot asioita eteenpäin vai puhutaanko puhumisen vuoksi? Miten osallistujat kehittelevät toistensa esille nostamia ajatuksia vai pyrkiikö jokainen ”loistamaan” omine ideoineen ja ajatuksineen?
Vastuut. Sovitaanko siitä, kuka vastaa päätettyjen asioiden viemisestä käytäntöön ja miten toimeenpanoa tai asioiden jatkovalmistelua seurataan?
Kokoustoiminnan arviointi. Arvioidaanko säännöllisesti omaa toimintaa ja sen kehittämistarpeita? Otetaanko joskus ulkopuolinen asiantuntija seuraamaan kokousmenettelyä ja sparraamaan siinä?
Etäkokoukset vs normaalit kokoukset. Korona-aikana etäkokoukset olivat arkipäivää. Mitä asioita kannattaa käsitellä etänä ja mitä tavallisina kokouksina?
Koska kokoukset vievät paljon työaikaa, ne kannattaa ottaa suurennuslasin alle. Muistan erään kesäpäivän, kun oli parinkymmenen muun ihmisen kanssa kokouksessa. Siinä ei päätetty mitään, mutta puhuttiin sitäkin enemmän. Kysyin vieressäni olevalta kaverilta, mitkä tavoitteet hänellä oli tuossa kokouksessa. Oli ilmiselvästi hämmästynyt kysymyksestäni. Ei ollut mitään kerrottavia tavoitteita. Totesin, ettei minullakaan ollut. Siksi ehdotin, että lähtisimme oluelle läheiselle terassille. Kaveri ei ollut kiinnostunut. Läksin itse ja soittelin myöhemmin kokouksen sihteerille asioista. Enpä ollut jäänyt mistään paitsi.
| ||