web stats
diashow
Markku Silvennoinen | Tietokirjailija

Muualla verkossa

Jaa eteenpäin

Tapahtumakalenteri

Ma Ti Ke To Pe La Su
          1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
31            
Tietotori

ESITYSLISTA TARJOAA MONIA MAHDOLLISUUKSIA


Järjestön kuten muiden yhteisöjen hallitusten kokouksissa päätöksenteko perustuu pitkälti esityslistaan. Sitä tarvitaan, jotta osallistujat pystyvät etukäteen perehtymään käsiteltäviksi tuleviin asioihin. Esityslista luo raamit asioiden käsittelylle.

On tärkeää, että hallituksen listalle otetaan nimenomaan sellaisia asioita, joilla ohjataan järjestön toimintaa. Luonnollisesti järjestöis-sä, joissa ei ole palkattua henkilökuntaa, hallitus käsittelee eri asioita kuin järjestöissä, joissa voi olla kymmeniäkin toimihenkilöitä tai sitä enemmän.

Kokouksen tarkoitus on erilainen eri asioiden osalta. Osallistujien yhteinen ymmärrys kunkin käsiteltävän asian tarkoituksesta luo edellytykset jäntevälle päätöksenteolle. Tarkoituksena voi olla

  • varsinainen päätöksenteko
  • aikaisempien päätösten täytäntöönpanovaiheen selvittäminen
  • osallistujien informoiminen jostakin tärkeästä asiasta
  • mielipiteiden kartoittaminen jonkin asian jatkovalmistelua varten
  • yhteinen ideointi, kehittäminen, hallitustoiminnan arviointi jne
Puheenjohtajan rooli

Hallituksen puheenjohtaja vastaa siitä, mitä asioita otetaan kulloinkin esityslistalle ja missä järjestyksessä ne esitetään. Samoin hänen tehtävänään on huolehtia siitä, että asiat valmistellaan ja esitellään mahdollisimman monipuolisesti.

On tärkeää, ettei esityslistalle oteta asioita, jotka eivät kuulu hallitukselle eivätkä ole toiminnan kannalta keskeisiä. Hallitus luonnollisesti päättää itse kokiuksen alussa asioiden lopullisesta käsittelyjärjestyksestä, jota se voi vielä kokouksen aikana muuttaa.

Seuraavat käytännön esimerkit kuvaavat sitä, mitä hallitusten jäsenet ovat havainneet ja kokeneet sekä miten he ovat toimineet:

”Esityslistassa on ollut silloin tällöin tärkeitä asioita listan lopussa. Taktiikkana lienee ollut se, että ajan loppuessa olisi saatu aikaan valmistelijoille mieleisiä päätöksiä. Olen joutunut esittämään asioiden siirtoa alkuun, jotta tulevat asianmukaisesti käsitellyiksi.”

”Kokoukset onnistuvat, koska asiat on yleensä esitetty avoimesti ja selkeästi.”

”Periaatteenamme on ollut, että mieluummin vähän kuin liikaa asioita listalla. Tärkeille asioille jää silloin riittävästi aikaa.”

”Hallituksen listalla oli esitys siitä, millaisin lahjoin merkkipäiviä viettäviä luottamushenkilöitä muistetaan. Yhtenä lahjavaihtoehtona oli tunnetun suunnittelijan maljakko. Kuten arvelin etukäteen, asiasta riitti puheenvuoroja. Yksi piti yhdestä väristä, jotkut toiset toisista. Lähes kaikilla oli kanta asiaan. Kysymys oli kuitenkin sitä, ettei asiaa olisi pitänyt ottaa lainkaan hallituksen käsittelyyn.”

”Puheenjohtaja pani jokaisen kokouksen esityslistaan omana kohtanaan SAAPUNEET KIRJEET. Noilla kirjeillä ei ollut yleensä mitään merkitystä hallituksen toiminnan kannalta. Oli esimerkiksi majoitustarjouksia jne.”

Asiajärjestyksellä on merkitystä

Asioiden esittämisjärjestyksellä on monenlaisia vaikutuksia. Kun tärkeimmät asiat käsitellään ensin, niille on riittävästi käsittely-aikaa. Muut asiat käsitellään, mikäli aikaa jää, siirretään seuraavaan kokoukseen tai annetaan muiden hoidettaviksi.

Käsittelyjärjestyksellä vaikutetaan siihen, miten hyvin osallistujilla riittää energiaa käsitellä ja tehdä päätöksiä asioissa, jotka kuormittavat heitä sekä kognitiivisesti, henkisesti, sosiaalisesti että fyysisesti. Jos kokous kestää useita tunteja ilman taukojakin ja kokouksessa päätetään ensin monimutkaisesta ja vaikeasta asiasta, tällaisen päätöksen tekeminen kuluttaa energiaa ja vaikuttaa myöhemin tapahtuvaan päätöksentekoon.

Mitä väsyneempiä osallistujat ovat, sitä enemmän esimerkiksi sokerivajaus vaikuttaa heidän päätöksiinsä. Sen vuoksi pitkissä kokouksissa on jo valmisteluvaiheessa varauduttava pitämään säännöllisin väliajoin taukoja virkistäytymistä varten. Joskus voi olla paikallaan, että osallistujat tekevät muutaman minuutin happihyppelyn ulkona. Taukojen avulla osallistujat pysyvät energisinä.

Osanottajien on osattava varoa tilanteita, joissa heidät ikään kuin pakotetaan tekemään väsyneinä päätöksiä.

Kokous on pyrittävä lopettamaan asioihin, joissa voidaan päätyä mahdollisimman hyvään yhteisymmärrykseen ja joiden käsittely pehmentävää tai purkaa ehkä kiivaankin keskustelun aiheuttaneita tunnelatauksia. Tämä on järkevää siitä syystä, että jälkikäteen muistamme kokouksesta muita asioita enemmän sen huippukohdat ja loppuhetket.

Esitysten muoto

Lähtökohtana on, että asiat esitellään siinä muodossa ja sellaisin käsittein, että kaikki osallistujat, myös vain vähän aikaa hallituksessa olleet ymmärtävät asiat ja pystyvät muodostamaan kantansa. Järjestöslangia, ammattisanoja ja muita tällaisia ilmaisuja on syytä välttää, ellei olla varmoja, että ne ovat kaikille tuttuja.

Kannattaa muistaa, että asioiden valmistelijoilla saattaa olla taipumuksena yliarvioida ihmisten osaamista. Harva jäsen kertoo julkisesti siitä, ettei ymmärrä jotakin asiaa. On myös syytä muistaa, että asiansa perin pohjin osaavan esittelijän on lähtökohtaisesti helpompi pukea sanottavansa yksinkertaiseen muotoon kuin sellaisen, joka ei osaa asiaa. Toki yksilökohtaisia eroja on riittämiin.

”Kokouksissamme on hyvä käytäntö. Puheenjohtaja kysyy ja tarkistaa, onko jotakin esitettyä termiä syytä vielä tarkentaa. Tämä auttaa varsinkin uusia jäseniä.”

”Pidän tapanani kysyä esittelijöiltä, voiko tämä selvittää asian mielellään käytännön esimerkein.”

Asiat on esiteltävä niiden luonteen perustella mahdollisimman monipuolisesti. Käsiteltävän asian otsikko ilman perustietoja, vaihtoehtojen esittelyä, niiden arviointia eri kriteerien perusteella sekä vaihtoehtojen etujen ja haittojen taio ongelmien esittämistä ja ilman esittelijän omaa päätösehdotusta muodostaa yleensä heikon lähtökohdan laadukkaalle päätöksenteolle.

Valmistelijoilla voi olla houkutuksena kertoa asioista mahdollisimman vähän saadakseen aikaan mieluisia päätöksiä. Valmistelija voi myös välttää vastuutaan, kun ei tee selkeitä esityksiä. Silloin esityslistassa voi olla pelkkä asian otsikko ja päätösesityksen kohdassa maininta ”päätetään kokouksessa”.

Poikkeuksena ovat eri tavoin kiireelliset ja alati muuttuvat asiat ja tilanteet. Esimerkiksi neuvottelutilanteissa joudutaan luonnollisesti tinkimään normaaleista menettelytavoista. Samoin pienissä järjestöissä on luonnollista, ettei yhtä perusteelliseen etikäteisvalmis-teluun ole mahdollisuutta varsinkaan silloin, kun järjestöllä ei ole palkattua henkilökuntaa.

Teknologia apuna

Tavallisena käytäntönä on, että esityslista lähetetään kokouksen osallistujille sähköpostin liitteenä tai julkaistaan hallituksen jäsenille tarkoitetussa infrassa, jolloin erillisiä kutsuja ei enää lähetetä etukäteen päätettyihin kokouksiin.

Hallituksen jäsenet voivat kommentoida ja pyytää lisäselvitystä esityslistalla oleviin asioihin käytettävien sovellusten kautta. Samalla he voivat käydä keskustelua muistakin asioista. He voivat myös syöttää keskusteluun aloitteita ja nupuillaan olevia ideoita, jolloin eri näkökulmat tulevat sellaisinaan arvioitaviksi ja edelleen jalostettaviksi mahdollista myöhempää päätöksentekoa varten.


Uutiset Espoo.fi

Pääkaupunkiseudun koronakoordinaatioryhmä puoltaa yleisötilaisuuksien lohkomisvaatimuksesta sekä kahden metrin turvaväleistä luopumista

Epidemiatilanne pääkaupunkiseudulla on kehittynyt kohti parempaa suuntaa, vaikka tartuntamäärät ja positiivisten...

Lue lisää »

Valtuusto jakoi luottamuspaikat

Valtuuston puheenjohtajaksi valittiin Henna Partanen (Vihr.) ja kaupunginhallituksen puheenjohtajaksi Henrik Vuornos...

Lue lisää »

Uutiset Harvard Business School

Professor Kash Rangan: Enlightening

Lue lisää »

Vault: How to be a Moral Leader: Sandra Sucher Reads The Making of the Atomic Bomb

Lue lisää »

Cheryl Richardsonin blogi

A few of my favorite things

Neighborhood holiday lights are sparkling and candles are flickering in the windows of the houses in our small town....

Lue lisää »

Gratitude for the one who is always with you

I’m 24 years-old standing in a bathroom no bigger than a linen closet, staring at my bloodshot eyes in a mirror....

Lue lisää »