Kokemuksia järjestöjen hallitustoiminnasta, osa 43: toiminnan arviointi

Hallituksen jäsenet saattavat kokoontua samassa kokoonpanossa vuosia. He noudattavat helposti rutiininomaisesti samanlaisia toi-mintatapoja. Kukaan ei ainakaan ääneen kyseenalaistamatta niitä. Yhteinen arviointi puuttuu kokonaan tai siitä ei ole tehty toimen-piteisiin johtaneita johtopäätöksiä, Jos jotakin on päätetty muuttaa, käytännössä on kuitenkin voitu palata entiseen.

Toiminnan arviointi on välttämätön edellytys sille toiminnan ke-hittämiselle. Hallituksen jäsenet voivat toteuttaa arviointia eri tavoin. Sitä voidaan tehdä vaikkapa jokaisen kokouksen lopuksi tai muutaman kerran vuodessa. Tällöin keskustellaan harkinnan mukaan esimerkiksi seuraavista asioista:

• Millainen tunnelma kokouksessa oli?

• Oliko meillä kaikilla samanlainen tai ainakin samansuuntainen käsitys kokouksen tarkoituksesta, käsiteltävistä asioista ja tavoitteista?
• Oliko esityslistassa ollut asioita, joiden käsittely olisi ollut tarkoituksenmukaisempaa muualla kuin hallituksessa?
• Missä asioissa kokous sujui odotuksia paremmin?
• Missä asioissa kohdattiin vaikeuksia, miten ne ilmenivät ja miten ne hoidettiin?
• Millä tavalla osallistujien välinen vuorovaikutus (arvostuksen osoittaminen, kyseleminen, kuunteleminen, palautteen anta-minen ja vastaanottaminen, ristiriitojen ratkaiseminen, tuntei-den ja ajatusten ilmaiseminen jne) toimi?
• Millä tavalla toteutettiin järjestön arvoja ja miten se ilmeni?
• Millä tavalla keskityttiin strategisiin tavoitteisiin ja paino-alueisiin?
• Lisää kysymyksiä ”Vaikuta järjestösi hallituksessa” -verkkokurssin aineistossa (mytalentia.fi)

Jokin hallituksen kokous voidaan videoida kokonaan tai osittain ja katsoa sitten ensin ilman ääntä ja sen jälkeen kuunnella äänen kanssa, mitä kokouksissa tapahtui. Videota katsottaessa voidaan tarkastella monenlaisia asioita. Siitä enemmän verkkokurssilla.

Yksilötason arviointi

Puolivuosittain ja vähintään kerran vuodessa voidaan arvioida hallituksen puheenjohtajan ja muiden jäsenten sekä esittelijöiden toimintaa. Samalla kannattaa muistaa se, että kaikenlainen arviointi määrittelee hallituksen jäsenille näiden liikkumatilan: tällainen olet hallituksen jäsenenä ja tällaisena me sinut koemme. Hänet ikään kuin istutetaan valmiiseen muottiin. Se ei juurikaan jätä tilaa ja osoita ar-vostusta erilaisuudelle. Esimerkiksi hallituksen jäsenen ja toimihen-kilöiden toinen toistaan arvostavat ja taustalle jääneet kohtaamiset ovat voineet olla erityisen tärkeitä ihmisten motivaation ja toiminnan sujuvuuden kannalta. Ne voivat ilmetä hyvänä asioiden valmisteluna.

Luonnollisesti arvioiminen voi alkuvaiheessa tuntua hankalalta ja jopa pelottavalta. Sen vuoksi ennen toiminnan aloittamista on varattava riittävästi aikaa yhteiseen keskusteluun ja tarvittaessa käytettävä ulkopuolista asiantuntemusta. Hätiköiden toteutetusta arvioinnista on helposti enemmän haittaa kuin hyötyä. Aina on muistettava toiminnan inhimillisyys ja eettisyys. Samalla on otettava huomioon, että arvioin-nilla kosketellaan kuitenkin vain pintaa.

Järjestöaktiivien kommentteja:

”Emme ole yhdessä juurikaan arvioineet toimintaa. Olemme olleet vuosia lähes samassa kokoonpanossa.”

”Arviointi ollut lähinnä keskinäistä kehumista.”

”Hallituksessa kiinnitetty huomiota pelkästään joidenkin ihmisten toimintaan. Ei yhteistyöhön.”

”Yhteisestä arviosta vähän kokemusta. Varotaan sanomasta rehellistä mielipidettä rakentavasti.”