Esityslista hallituksen päätöksenteossa

Esityslista luo raamit asioiden käsittelylle ja sille, että hallituksen jäsenet osallistujat pystyvät etukäteen perehtymään käsiteltäviksi tuleviin asioihin.  On tärkeää, ettei esityslistalle oteta asioita, jotka eivät kuulu hallituk-selle eivätkä ole toiminnan kannalta keskeisiä. Jäsenten onkin syytä pidättäytyä käsittelemästä toiminnan kannalta toisarvoisia asioita.

Hallitus luonnollisesti päättää itse asioiden käsittelyjär-jestyksestä, jota se voi vielä kokouksen aikana muuttaa.

Käsiteltävien asioiden järjestyksellä on monenlaisia vaikutuksia. Kun tärkeimmät asiat käsitellään ensin, niille on riittävästi käsittelyaikaa. Muut asiat käsitellään, mikäli aikaa jää, siirretään seuraavaan kokoukseen tai annetaan muiden hoidettaviksi.

Käsittelyjärjestyksellä vaikutetaan myös siihen, miten hyvin osallistujilla riittää energiaa käsitellä ja tehdä päätöksiä asioissa, jotka kuormittavat heitä sekä kognitiivisesti, henkisesti että fyysisesti. Jos kokous kestää useita tunteja ja kokouksessa päätetään ensin monimut-kaisesta ja vaikeasta asiasta, tällaisen päätöksen teke-minen kuluttaa energiaa ja vaikuttaa myöhempää pää-töksentekoon.

Mitä väsyneempiä osallistujat ovat, sitä enemmän sokerivajaus vaikuttaa heidän päätöksiinsä. Kokouksissa onkin varauduttava pitämään säännöllisin väliajoin taukoja virkistäytymistä varten, jotta osallistujat pysyvät energi-sinä. Osanottajien on osattava varoa tilanteita, joissa heidät ikään kuin pakotetaan tekemään väsyneinä päätöksiä.

Esityksen muoto. Asiat pitää esittää esityslistassa siten, että myös vähän aikaa hallituksessa olleet ymmärtävät asiat ja pystyvät muodostamaan kantansa.

Kannattaa muistaa, että valmistelijoilla saattaa olla taipumuksena yliarvioida ihmisten osaamista. Asiansa hyvin osaavan esittelijän on lähtökohtaisesti helpompi pukea sanottavansa yksinkertaiseen muotoon kuin sellaisen, joka ei sitä osaa.

Käsiteltävän asian otsikko ilman perustietoja, vaihtoehtojen esittelyä ja niiden etujen ja haittojen arviointia ja päätösehdotusta muodostaa yleensä heikon lähtökohdan laadukkaalle päätöksenteolle. Pienissä järjestöissä, joissa ei ole palkattua henkilökuntaa, valmistelu on luonnollisesti erilaista.

Teknologia apuna. Esityslista lähetetään kokouksen osallistujille sähköpostin liitteenä tai julkaistaan järjestön hallituksen jäsenille tarkoitetuilla verkkosivuilla. Halli-tuksen jäsenet voivat kommentoida ja pyytää lisäselvitystä esityslistalla oleviin asioihin. He voivat myös syöttää keskusteluun aloitteita ja nupuillaan olevia ideoita. Monenlaisten näkökulmien tuominen esille rikastaa päätöksentekoa.

Verkkokurssilla ”Vaikuta järjestösi hallituksessa” lisää asiasta.

Millainen on tyypillinen esityslista omissa järjestöissäsi? Miten se palvele laadukasta päätöksentekoa?