Mikä on järjestön hallituksen kokouksen tarkoitus?

Kokouksen järjestäjällä pitää olla mielessä se, miksi hän kutsuu kokouksen koolle. Jos kokouksella ei ole mitään tarkoitusta ja jos parin tunnin kokouksessa on kymmenen osallistujaa, aikaa kuluu kymmenkunta tuntia. Sen voisi käyttää hyödyllisemmin tai viihdyttävämmin.

Hallituksen kokouksen tarkoitus on erilainen eri asioiden osalta. Esimerkiksi kirjallisuuteen, postimerkkien keräämiseen, kalastukseen, potilastoimintaan, lähimmäispalveluun, taloudelliseen edunvalvontaan tai ruoka-avun järjestämiseen keskittyvissä järjestöissä toiminnan luonne heijastuu myös hallituksen toimintaan.

Osallistujien yhteinen ymmärrys toiminnan tarkoituksesta ja tavoitteista luo edellytykset sille, että jäsenet osallistuvat aloitteellisesti toimintaan ja että toiminta palvelee mahdollisimman hyvin jäseniä ja mahdollisia muita toiminnan kohderyhmiä. Samalla se luo perustan toimintaa palvelevalle päätöksenteolle.

Kaikissa järjestöissä on hallitus. Sen kokouksen tai siinä käsiteltävän asian käsittelyn tarkoituksena voi olla

• varsinainen päätöksenteko
• aikaisempien päätösten täytäntöönpanovaiheen selvittäminen
• osallistujien informoiminen jostakin tärkeästä asiasta
• mielipiteiden kartoittaminen jonkin asian jatkovalmistelua varten
• yhteinen ideointi, kehittäminen ja suunnittelu

Tarkoituksen pitäisi heijastua asioiden käsittelyyn. Osallistujilta voi odottaa erilaista osallistumista silloin, kun jostakin asiasta informoidaan hallitusta suullisesti, verrattuna varsinaiseen päätöksentekoon. Ensiksi mainitussa tapauksessa jäsenten kannattaa miettiä, onko syytä käyttää lainkaan puheenvuoroja. Päätöksenteossa taas eri näkökohtien, perustelujen ja mielipiteiden esittäminen on enemmän kuin suotavaa ja tarpeellista, jotta päätökset edustavat yhteisiä näkemyksiä ja saavat kaikkien hyväksynnän.

Millaisissa asioissa havaintojesi mukaan hallituksen kokouksessa käytetään eniten puheenvuoroja? Keskittyvätkö puheenvuorot päätösasioihin vai joihinkin muihin?

#hallituksen kokouis  #kokouksen tarkoitus