Maassamme on yli 100 000 rekisteröityä yhdistystä. Joukossa on luonnollisesti nyös uinuvia yhdistyksiä. Yhdistysten hallituksissa toimii iso määrä ihmisiä. Eri ihmiset valmistautuvat eri tavoin kokouksiin. Joku menee vain katsomaan, mitä kokouksessa tapahtuu.

Valmistautumisessa kannattaa tietenkin ottaa huomioon järjestön ja hallituksen kokouksen luonne. Harrastuspiireissä toimitaan eri tavoin kuin ammattimaisissa järjestöissä, joissa voi olla kymmeniä toimihenkilöitä tai enemmänkin.

Kun kyse on ammattimaisesti johdettavasta järjestöstä, hallituksen kokousten valmistelulta ja osallistujien valmistautumiselta voidaan vaatia muita enemmän. Pelkkä kokoukseen meno ei riitä. Muistan työhistoriasta erään hallituksen puheenjohtajan toiminnan. Kyse oli kuntianliiton liittohallituksen kokouksista. Puheenjohtaja avasi esityslistan sisältävän kirjekuoren vasta kokouspaikalla ja luki keskeiset asiat ja päätösesitykset kokouksessa. Heti kokouksen jälkeen hänellä olikin kiire jo muihin tehtäviin. Asioihin perehtymisestä ei voinut juurikaan puhua.

Tällä hetkllä teknologia mahdollistaa aikaisempaa paremmin se, että hallituksen jäsenet voivat hankkia tietoa, kysellä ja pyytää täsmennyksiä käsiteltäviin asioihin helposti  jo ennen kokousta. Samalla kaikki muutkin hallituksen jäsenet ja valmistelijat voivat osallistua keskusteluun. Päätöksenteko saa syvyyttää. Aikaa säästyy. Voidaan keskittyä keskeisimpiin asioihin entistä paremmin.

Hallituksen jäsenen velvollisuutena on tulla kokouksiin mahdollisimman hyvin perehtyneenä. Tämä edellyttää, että kokoukset ja käsiteltävät asiat on valmisteltu hyvin. Näin luodaan perusta onnistuneille päätöksille. Miten ajattelet omaa toimintaasi hallituksen jäsennenä?

Kokousten valmistelya ja koko kokouksen menettelyä käsittelen tulossa olevalla verkkokurssilla "Vaikuta järjestösi hallituksessa". Kurssi tulee mytalentia.fi-sivuille huhti-toukokuussa.